実習実施者の書類の作成・備置
技能実習を行うにあたって、実習実施者は定められた帳簿書類を作成し、実習を行わせる事務所に備置しなくてはなりません（技能実習法20条）。
これらの帳簿書類は、主務大臣による立入検査や機構による実地検査があったときに、すぐ提示できるように、正確に作成・備置しておく必要があります。
なお、一定の方法であれば、帳簿書類を電磁的記録によって作成・保存することも認められています。
この記事では、
・実習実施者が作成すべき帳簿書類
・実習生の管理簿
・実習生の名簿記載事項
・備置期間
について説明します。
作成・備置が必要な帳簿書類
実習実施者が作成備置しておかなくてはならない帳簿書類の一覧は以下のとおりです。
・技能実習生の管理簿
・認定計画の履行状況に係る管理簿
・技能実習生に従事させた業務及び技能実習生に対する指導の内容を記録した日誌
・企業単独型実習実施者にあっては、入国前講習及び入国後講習の実施状況を記録した書類
・上記のほか、法務大臣及び厚生労働大臣が告示で定める特定の職種及び作業にあっては、事業所管大臣が告示で定める書類
です。
技能実習生の管理簿
技能実習生の管理簿は、以下の５つの書類で構成されています。（詳細については、外国人技能実習ホームページの参考様式ページを参照ください）
①技能実習生の名簿
②技能実習生の履歴書
③技能実習のための雇用契約書
④雇用条件書
⑤技能実習生の待遇に係る記載が書かれた書類
その中でも、①技能実習生の名簿には、以下の内容を最低限記載しておかないとなりません（技能実習制度運用要領ｐ４）。
ア 氏名
イ 国籍（国又は地域）
ウ 生年月日
エ 性別
オ 在留資格
カ 在留期間
キ 在留期間の満了日
ク 在留カード番号
ケ 外国人雇用状況届出の届出日
コ 技能実習を実施している認定計画の認定番号
サ 技能実習を実施している認定計画の認定年月日
シ 技能実習を実施している認定計画の技能実習の区分
ス 技能実習を実施している認定計画の技能実習の開始日
セ 技能実習を実施している認定計画の技能実習の終了日
ソ 技能実習を実施している認定計画の変更認定に係る事項（変更の認定年月日、変更事項）
タ 技能実習を実施している認定計画の変更届出に係る事項（変更の届出年月日、変更事項）
チ 既に終了した認定計画に基づき在留していた際の前記オからキまでの事項
ツ 既に終了した認定計画に係る前記ケからタまでの事項
備置期間
実習実施者は、これらの帳簿書類を作成し、
技能実習生が帳簿書類の基となる技能実習を終了した日から1年間
技能実習を行う事業所に備えて置かなければありません。
例えば、技能実習生が第3号までの５年間実習を行った場合は、第３号の実習が終わってから１年間帳簿書類を保管しなくてはなりません。
また、第３号の実習に係る帳簿書類だけでなく、第１号開始時からの帳簿を全て備えておかなくてはなりません。
専用ソフトを活用すると便利
以上のように、実習実施者には、たくさんの帳簿書類の作成と備置が求められています。
技能実習生が複数人いる場合はその全員分の書面を用意しなくてはならないので、膨大な数となります。
自力での管理が難しいと考えるのであれば、外国人材管理ツールなどを活用すると便利です。
例えば、「dekisugi」というソフトであれば、技能実習と特定技能制度に対応しているため、各種帳票の作成を簡単に効率化できます。
大元となるマスター入力をしておけば、自動的に様々な書類に入力内容が反映されるので、作成時間が大幅に削減できるのです。また、入力ミスも減らせます。
実際に多くの監理団体や実習実施者がこのソフトを活用しています。
技能実習に関するお悩みは弊事務所にご相談を
この記事では、実習実施者が作成し保管しなくてはならない帳簿書類について簡単に説明しました。
列記した必要書類や事項だけでもかなり数が多くて驚かれた方も多いかもしれません。
たくさんの書面作成は、実習実施者にとって大きな負担になります。
弊事務所には、技能実習手続きや外国人労務管理の経験や知識が豊富な弁護士が所属しております。
技能実習生の受け入れに慣れておらず、手続きについて相談したい企業様にアドバイス差し上げることが可能です。
企業様からのご相談は、初回無料でお受け付けしております。どうぞお気軽にご連絡ください。
連絡先は下記バナーにございます。
